Primeiramente, nos dias de hoje ter produtividade não é uma tarefa nada fácil e nem é para todos. Especialmente se a sua ferramenta de trabalho for um computador ou mesmo a internet. Facebook, Instagram e Twitter podem ser os principais responsáveis pela sua falta de foco, portanto nesse post irei dar 12 dicas para melhorar sua produtividade.
1. Use Software de Gerenciamento de Tempo
Antes de mais nada, recomendo o ClockingIT.com – ferramenta gratuita inclusive com versão em português.
O que esse software faz é te ajudar a ver exatamente o tempo gasto em cada tarefa. Você adiciona uma nova tarefa com a data final de entrega. Assim que começar a trabalhar em uma você aciona o temporizador e o gerenciamento de tempo começa a ser feito. Durante esse processo é possível pausar e reiniciar até finalizar a tarefa. É aí que o ClockingIT vai mostrar quanto tempo você gastou nela.
O legal é que você pode visualizar através de um gráfico quanto tempo você gastou, por exemplo, verificando seus emails. Esse resultado pode ser bem chocante se você não tem o hábito de se auto gerenciar. Muito bom também para recomendar aos seus funcionários ou equipe.
Uma outra maneira, seria você possuir um cronômetro ou até mesmo aqueles temporizadores usados em cozinha. Com isso é possível gerenciar muitas tarefas em um período curto de tempo. Você configura para 2 horas e aí trabalha de forma intensa nesse período, evitando qualquer interrupção. Tente fazer esse processo umas 2x por dia e verá grandes resultados! Se você acha que a ansiedade ou nervosismo vai pintar, então comece com apenas 30 minutos. Pode achar pouco, mas se conseguir trabalhar intensamente por meia hora evitando distrações, verá que irá conseguir resultados impressionantes! Quando dominar essa técnica, aumente o tempo.
2. Mantenha um Caderno de Ideias
É muito fácil você ser atingido por uma enxurrada de ideias bem no meio de uma tarefa. Às vezes, se você se empolgar muito e for atrás delas, sem perceber já terá passado algumas horas longe do seu foco inicial e das coisas que realmente precisam ser feitas. Mas essas ideias que surgem assim do nada podem ser bem valiosas, costumo chamá-las de insights e são como se fossem um sopro de luz na sua mente. Mesmo não sendo bom para a produtividade, você não vai querer perdê-las.
Para resolver isso, você pode manter um caderno, criar um documento no Word, uma tarefa no ClockingIT ou até mesmo usar apps como Wunderslit ou Evernote. Ambos tem versões gratuitas para web e para smartphones. A intenção é jogar sua ideia em um lugar que possa ser checado depois em um momento mais calmo.
3. Estipule Mini Tarefas Diárias, Aproveite Melhor Seu Tempo
Quase sempre você é sufocado por tarefas gigantescas e o que acontece é que diante de tantos pontos a serem feitos, o resultado é a não realização de nada. A melhor maneira de se resolver isso é criar uma lista de 3 ou 5 mini tarefas para serem completadas a cada dia. Você pode até mesmo fazer essa lista na noite anterior ou primeira coisa pela manhã.
Tarefas online são muito úteis, mas às vezes pegar um papel e caneta para escrever ajuda a focar sua mente. Mini objetivos asseguram que você está realmente indo na direção que deseja. Também ajuda na sensação de que você está conquistando algo, cada e todos os dias.
4. Cheque Seu Email Apenas 2x Por Dia
Uma das maiorias interrupções, para a maioria das pessoas, é o email. O ideal é que você cheque no início da tarde, uma vez que já tenha sido tempo suficiente de ter completado as prioridades do dia. Sei que é difícil para muitos, tendo se tornado até um vício, mas se controle! Não fique checando seu email a cada minuto, feche seu programa de email or feche a aba do seu navegador. Se concentre nas tarefas do momento e se limite a checar, no máximo, 2 vezes ao dia.
5. Se Livre Da Bagunça Pra Produzir Mais
Um ambiente de trabalho arrumado é o mesmo que uma mente arrumada. Se pegar distraído por itens na sua mesa, janelas de chat, telefone ou vista de uma janela, remova todos ou mude a posição de sua mesa. Isso fará grande diferença na melhora de sua concentração.
6. Aprenda A Dizer “Não”
Se puder, saiba selecionar quais tarefas pegar. Diga “sim” apenas para aquelas que não podem esperar ou que podem ser completadas juntamente com seus outros compromissos durante o dia.
7. Conclua Em Primeiro Lugar A Pior Tarefa
Procrastinação é terrível! Tenha o hábito de finalizar a tarefa que você mais teme ou detesta logo no início da sua manhã. Assim sua mente se liberta das preocupações e relaxa para o resto do dia.
8. Tire As Tarefas Dos Emails E Adicione-os Na Sua Lista Geral
Ficar indo e vindo do email original para checar o que você precisa fazer pode gastar minutos valiosos. Tenha a certeza de retirar dos emails e incluir tudo o que for necessário no seu software de gerenciamento de tempo.
Já ouviu falar da ferramenta Rytr? Assiste aí!
9. Use A Divisão 80:20
Isso significa que você deve tastar 80% do seu tempo “fazendo” e não mais do que 20% gasto “aprendendo”. Para isso você pode programar um temporizador para gerenciar quanto tempo você vai gastar lendo blogs, newsletters, forums. Tenha a certeza de acompanhar o tempo que passa fazendo isso. Depois você pode analisar se esse tempo gasto poderia ter sido melhor aproveitado realizando alguma tarefa da sua lista para o dia.
10. Use Celular Com Calendário Ou Organizador Pessoal
Quando você está ocupado é fácil esquecer compromissos importantes. Resolva isso colocando tudo no calendário do seu celular e configure para alarmar com um certo tempo de antecedência. Ideal para consultas médicas, reuniões, etc.
11. Mantenha Uma Lista Separada Para Assuntos Pessoais
Se de repente você perceber que é algo que precisa ser feito e que não tenha nenhuma relação com o trabalho, então escreva em uma lista pessoal de tarefas e volte a checar somente quando sair do trabalho.
12. Delegue O Máximo Que Puder
Não pegue tarefas que sua equipe ou outras pessoas são mais capazes de fazer do que você. Algumas pessoas pode achar isso difícil de adaptar, mas é muito necessário para se ganhar mais tempo livre.
Também se certifique que você tenha momentos diários para compromissos com a sua equipe e/ou parceiros. Isso é primordial para evitar interrupções durante o dia.
Gostou?
Então, essas foram 12 dicas para melhorar a produtividade! Tudo o que somos é resultado de um conjunto de hábitos. Comece adquirindo os hábitos acima e verá que o resultado será um melhor aproveitamento do seu dia a dia e uma sensação de conquista cada vez maior. Mude para mudar as coisas ao seu redor!
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